REPORTES DE VENTAS

 REPORTE DE VENTAS

Día a día, los equipos de ventas se enfrentan a diferentes desafíos: desde la relación con los clientes hasta buscar la forma efectiva y clara de transmitir los objetivos que se han cumplido en un tiempo determinado. Además, deben medir los resultados de los vendedores, evaluar las estrategias que están funcionando o simplemente contar en tiempo real con los datos de la empresa para tomar una decisión o cuando un alto directivo así lo solicite.

Muchas veces el área de ventas invierte mucho de su tiempo en solo llamar e intentar vender a los contactos, pero ¿qué pasa cuando es momento de realizar un cambio de estrategia? El profesional de ventas no conoce el proceso de su equipo o sus logros, ni tampoco tiene en claro si realmente están funcionando las acciones emprendidas. 

¿Qué es un reporte de ventas?

El reporte de ventas es un informe que le permite a las empresas tener una visión más completa de sus actividades comerciales. Su objetivo es evaluar situaciones de la organización para tomar las mejores decisiones que encaminen a la empresa; además, analiza el volumen de las ventas y el desempeño de los ejecutivos.

¿Para qué sirve un reporte de ventas?

Un reporte de ventas ayuda a encontrar nuevas oportunidades de mercado donde podrás mejorar tus resultados. Permite que los tomadores de decisiones de una empresa planifiquen las estrategias de ventas más efectivas, vigilen al equipo de trabajo y mantengan o reduzcan la duración del ciclo de ventas. De igual forma, da claridad sobre el progreso de actividades y el alcance de los objetivos establecidos.

¿Qué debe incluir un reporte de ventas?

• ° Resumen de ventas: sirve para visualizar el crecimiento y progreso de las ventas. Los elementos a destacar son los niveles de ventas alcanzadas, el crecimiento mensual y el porcentaje de crecimiento alcanzado.
• ° Informe de ganancias y pérdidas: funciona para medir a los clientes ganados y los perdidos. Los elementos relevantes son las cotizaciones realizadas, los objetivos buscados y la tasa de cierre anual.
• ° Informe de contactos: este análisis es muy útil cuando una empresa desea conocer sus nuevas oportunidades. Aquí se presentan los nombres de los contactos, su industria, las fechas de contacto y otros datos que sirven como referencia para acercarse a ellos. 

¿Cómo hacer un reporte de ventas?

1. Reúne todos los datos de ventas

La información puede ser semanal, bimestral o anual. Esta dependerá de los datos que busques reflejar.

2. Crea una tabla con la información requerida 

Realiza una tabla dinámica con las casillas en Excel, en donde indiques el nombre del informe que vas a presentar, los datos y los elementos en cada una de las casillas, como se muestra en el ejemplo. 

3. Utiliza la fórmula para calcular el crecimiento de las ventas

Para conocer el crecimiento en costos de las ventas logradas cada mes, utiliza la fórmula: = (ventas del mes) – (ventas del mes anterior). En el ejemplo, la fórmula queda de la siguiente manera: =B3-B2. 

Copia y pega la fórmula en las demás celdas para que se arrojen los resultados en todas las casillas correspondientes. 

4. Calcula el porcentaje

Para calcular la misma información de los costos, pero en porcentaje, ocupa la fórmula: =(crecimiento del mes)/(venta del mes). En el ejemplo aplicaría: =C3/B3 como aparece en la imagen. 

Al igual que en el paso anterior, copia y pega en las demás celdas para que se arrojen los resultados de los demás costos. 

En caso de que los resultados no aparezcan como porcentaje, basta con que cambies el formato antes de aplicar la fórmula, dando clic en el apartado de Porcentaje (%), que se encuentra en el grupo de Número. 

5. Suma los totales de cada elemento

Para hacerlo dirígete a la celda de Total y Ventas. Al dar clic sobre ella, aparecerán unas flechas que despliegan un menú. Selecciona el apartado Suma. 

Haz lo mismo en las demás celdas y así obtendrás los resultados totales de los apartados de Crecimiento y Porcentaje frente al mes anterior.